Atualmente no mundo dos negócios, a competitividade está cada dia mais acirrada, com muitas informações acontecendo ao mesmo tempo, oportunidades e mercado rolando, sem falar na competitividade que cresce dia após dia em todos os segmentos.
Com isso, os líderes e gestores precisam estar amplamente antenados nas informações da empresa, com a possibilidade de identificarem variantes, fraquezas e oportunidades com facilidade e precisão a qualquer momento. Por isso, está cada dia mais necessário a migração para plataformas que forneçam dados de maneira eficiente.
Enquanto para uma parcela das empresas o uso de sistemas já é cotidiano, para outros ainda há o uso de uma ferramenta muito comum, mas que para gestores não é a melhor opção… Essa ferramenta são as planilhas, que sim, em muitos casos são importantes para armazenamento de informações, mas que serve como aliada, e não como personagem principal quando o assunto é gestão.
Veja os principais pontos positivos de se usar um sistema de gestão em sua empresa:
Integração e Automação
Um dos maiores benefícios de um sistema ERP é a sua capacidade de integrar diferentes processos e departamentos da empresa. Em vez de utilizar várias planilhas desconectadas, o ERP centraliza todas as informações em uma plataforma única e acessível, facilitando o fluxo de dados entre as áreas de vendas, finanças, estoque, entre outras.
O ERP também permite a automação de processos e tarefas repetitivas, como atualização de estoque, cálculos financeiros e geração de relatórios. Essas atividades podem ser realizadas automaticamente, sem necessidade de intervenção manual. Isso não só economiza tempo, mas também reduz a possibilidade de erros humanos, algo muito comum quando se trabalha com planilhas.
Quando a centralização de informações acontece, os departamentos de uma equipe conseguem trabalhar de maneira autônoma, dispensando a necessidade de solicitar dados e planilhas de colegas, e ganhando muito mais tempo, apenas buscando no sistema as informações necessárias.
Controle e Segurança dos Dados
O controle de dados em planilhas é um desafio. Com o Excel, é fácil cometer erros ao inserir ou manipular informações. Além disso, o armazenamento e o compartilhamento de planilhas entre equipes podem gerar problemas, como dados desatualizados ou informações comprometidas. Em um sistema ERP, os dados são armazenados de forma centralizada e segura, com diferentes níveis de acesso, garantindo que apenas as pessoas autorizadas possam modificar ou visualizar informações sensíveis.
As palmilhas compartilhadas são um grande problema por poderem sofrer variações de versão, dados incompletos e sem embasamento, além da falta de segurança que acomete todos os membros da equipe que usam essa palmilha. Informações sensíveis podem ser perdidas ou enviadas por erro a quem não deve. O sistema ERP possui backups automáticos, além dos perfis de acesso que permitem informações sempre salvas e usuários que apenas visualizam informações previamente liberadas.
Escalabilidade e Crescimento
À medida que uma empresa cresce, o volume de dados e transações também aumenta. As planilhas, por mais que sejam flexíveis, têm um limite de capacidade e sofrem uma queda de desempenho à medida que o número de entradas aumenta. Isso pode resultar em dificuldades para gerenciar e organizar os dados corretamente, além de causar lentidão e falhas no processo de análise e armazenamento de informações.
Os sistemas ERP são desenvolvidos para lidar com grandes volumes de dados e transações eficientemente. Eles oferecem escalabilidade, permitindo que a empresa acompanhe seu crescimento sem comprometer a performance ou a qualidade da gestão. Independentemente do tamanho atual de sua empresa, se seus planos incluem o crescimento do negócio, já deixe o terreno adubado antes da plantação, em outras palavras, deixe seus dados sempre armazenados e seu sistema ERP atualizado com as informações necessárias, para quando for necessário a realização de um relatório, ou análise de informações, estejam ali, de fácil acesso no sistema.
Relatórios e Análises Avançadas
Conforme vimos no tópico anterior, há a limitação das planilhas para gerar relatórios e análises detalhadas. Embora o Excel ofereça ferramentas básicas para criação de gráficos e tabelas, ele não é capaz de fornecer relatórios automáticos e análises avançadas de forma integrada. Isso exige muito trabalho manual e aumenta o risco de erros.
Em um sistema ERP, a geração de relatórios é simplificada. O software oferece recursos para criar relatórios de maneira rápida e precisa, além de fornecer insights valiosos sobre o desempenho da empresa. Isso ajuda a equipe de gestão a tomar decisões mais informadas e estratégicas. Como dissemos no início do artigo, com o ritmo acelerado nos negócios, a necessidade de informações rápidas é crucial para o sucesso de uma empresa.
Conformidade e Auditoria
Empresas precisam garantir que estão cumprindo todas as regulamentações legais e fiscais aplicáveis. As planilhas podem ser uma ferramenta propensa a erros e dificuldades em manter a conformidade. A geração manual de relatórios fiscais e financeiros pode ser trabalhosa e sujeita a equívocos.
Todas as atividades da empresa podem e devem ser armazenadas no sistema ERP, como fluxo de entradas e saídas, contas a pagar e receber, além da gestão de estoques e contratos. Esse armazenamento de informações garante um ambiente seguro de trabalho para os colaboradores e gestores.
Embora as planilhas, como o Excel, tenham sido uma ferramenta útil no passado, a verdade é que elas não conseguem mais atender às necessidades das empresas modernas. O uso de um sistema ERP oferece inúmeras vantagens, incluindo maior integração, automação, segurança, escalabilidade e análise de dados avançada. Ao adotar um ERP, sua empresa estará mais preparada para enfrentar os desafios do mercado e otimizar seus processos de forma eficiente e eficaz.
Se você ainda utiliza planilhas para gerenciar sua empresa, pode ser o momento de repensar sua estratégia e investir em um sistema ERP que vá além das limitações das planilhas, conheça o Qbit ERP e saiba como podemos ajudar a otimizar a gestão de sua empresa.
