Existe um tipo de custo que não aparece no fluxo de caixa, não entra no relatório mensal e quase nunca é discutido em reunião: o tempo que sua equipe gasta fazendo o que o sistema poderia fazer sozinho.
Não estamos falando de tecnologia de ponta nem de sistemas complexos. Estamos falando de coisas simples como a emissão de nota fiscal, geração de boleto, envio de cobrança que, quando feitas no manual, consomem horas que poderiam estar sendo usadas para atender mais clientes, fechar mais contratos e crescer.
Esse tipo de tarefa tambem pode gerar desgaste nesse funcionário que realiza atividades repetitivas. As pessoas precisam de desafios profissionais para se sentirem motivadas e desafiadas a aprenderem coisas novas. Se estiverem presas em atividades repetitivas não haverá tempo para essas novidades
Veja algumas atividades que podem ser automatizadas:
Emitir NF-e na mão: um ritual caro e arriscado
Em muitas empresas de controle de pragas, a emissão de nota fiscal ainda funciona assim: terminou o serviço, o técnico avisa o escritório, alguém abre o site da prefeitura ou da SEFAZ, digita os dados do cliente, preenche os campos de serviço, confere os impostos, emite a nota e manda por e-mail. Tudo na mão, para cada atendimento.
Agora multiplica isso por 10, 20, 30 ordens de serviço por semana. O tempo gasto nessa tarefa vai embora sem que ninguém perceba, porque ela parece “rápida”. Mas quando pensamos em grande escala ela não é. Alem de que, quando tem erro de digitação, a nota precisa ser cancelada e reemitida, gerando mais tempo perdido e risco fiscal.
Exemplo de tempo perdido por semana:
Tempo médio para emitir 1 NF manualmente
Ordens de serviço por semana
Notas com erro que precisam ser reemitidas (~10%)
Total perdido por semana
~8 minutos
25
+20 min
~3h20 min
No Qbit ERP, a NF-e é emitida diretamente pela ordem de serviço já com os dados do cliente, serviço e impostos preenchidos. Um clique, nota emitida e enviada.
Cobrança de clientes via WhatsApp
Quem nunca viu (ou viveu) aquela cena: alguém do financeiro abrindo a planilha de clientes, conferindo quem dados de pagamento, copiando o valor, abrindo o WhatsApp e mandando mensagem um por um? Às vezes com o boleto em PDF, às vezes só com o valor e uma chave Pix.
Além de tomar tempo, esse processo tem falhas óbvias: clientes são esquecidos, mensagens ficam sem resposta, e não há registro formal da cobrança. Se o cliente contestar depois, não tem histórico. Se o responsável pelo financeiro sair de férias, o processo para.
Cobrança informal cria inadimplência invisível. Quando não há um processo estruturado, os recebimentos atrasam e muitas vezes ninguém percebe até o caixa apertar.
Com o Qbit ERP, é possível gerar boletos diretamente pelo sistema, com vencimento, dados do cliente e valor já preenchidos sem precisar entrar em outro site ou sistema bancário separado.
Digitar o mesmo dado duas vezes é desperdício puro
Cadastro do cliente no orçamento. Cadastro do cliente na ordem de serviço. Cadastro do cliente na nota fiscal. Cadastro do cliente na planilha do financeiro. Em muitas empresas, a mesma informação é digitada três, quatro vezes por pessoas diferentes, em sistemas diferentes, com pequenas variações que viram problema lá na frente.
Endereço diferente em cada lugar. CNPJ com e sem pontuação. Nome da empresa com e sem “Ltda”. Essas inconsistências parecem pequenas, mas geram retrabalho constante: corrigir cadastro, reemitir documento, ligar para o cliente para confirmar dado que já estava no sistema.
No Qbit ERP, o cliente é cadastrado uma vez e esse cadastro alimenta o orçamento, a ordem de serviço, a nota fiscal e o financeiro. No Qbit você consegue realizar a obrigatoriedade de dados específicos nos cadastros, para que todos tenham uma padronização e que não consigam cadastrar com duplicidade. Sem duplicidade, sem inconsistência, sem retrabalho.
Contratos recorrentes que ninguém lembra de renovar
Controle de pragas é, por natureza, um serviço recorrente. A maioria dos clientes tem contrato de manutenção mensal, trimestral, semestral. E é exatamente esse tipo de cliente que mais escorrega pelo dedos quando o processo é manual.
Sem um sistema que controle os vencimentos, os contratos de manutenção dependem da memória de alguém. Quando essa pessoa está sobrecarregada ou simplesmente não olhou a planilha na sexta-feira o contrato vence, o cliente fica sem atendimento e a receita recorrente some silenciosamente.
- Visualização de contratos próximos do vencimento
- Histórico completo de atendimentos por cliente
- Alertas de renovação para não perder receita recorrente
- Geração de OS programadas sem precisar refazer tudo do zero
Montar relatório na planilha toda semana
Quantos atendimentos foram feitos esse mês? Qual técnico atendeu mais? Quais clientes estão inadimplentes? Qual produto foi mais utilizado? Quais pragas foram mais registradas?
Em empresas que ainda dependem de planilhas, responder essas perguntas significa gastar tempo compilando dados de fontes diferentes planilha de OS, planilha financeira, anotação do técnico, e-mail com comprovante. O relatório fica pronto, mas levou duas horas para sair.
Com tudo registrado no Qbit ERP, os relatórios são gerados a partir dos dados que já estão no sistema sem precisar compilar nada manualmente.
Nenhuma das situações descritas aqui exige tecnologia sofisticada ou um time de TI. São ajustes de processo que qualquer empresa de controle de pragas pode implementar, desde que tenha um sistema pensado para o seu segmento.
O retrabalho é invisível justamente porque nunca aparece como uma linha de custo. Ele se esconde nas horas a mais, na equipe sobrecarregada, nos clientes que saem sem aviso e nos recebimentos que atrasam sem que ninguém saiba exatamente por quê.
Pequenas automações como emitir NF com um clique, gerar boleto pelo sistema, ter o cadastro do cliente em um só lugar não mudam tudo de uma vez. Mas somadas, liberam horas por semana, reduzem erros e permitem que sua equipe foque no que realmente importa: atender bem e crescer.
Após conhecer a importância de um sistema de gestão que seja pensado para sua empresa de dedetização, venha conhecer o Qbit Controle de Pragas
Gerencie os dados de sua empresa, emita laudos, agende visitas, e muito mais!
