Qualquer profissional que já participou da seleção ou implementação de um ERP já ouviu a frase “Nosso processo é único, o sistema precisa fazer exatamente do nosso jeito” e ela não está errada. Processos empresariais realmente variam, e muitas vezes essas particularidades são justamente o diferencial competitivo da operação. A questão é: como adaptar o sistema sem criar um problema com manutenção a longo prazo?
A decisão entre parametrizar funcionalidades existentes ou desenvolver customizações no código não é apenas técnica é estratégica. E, na maioria das vezes, essa escolha é feita sem a completa compreensão dos seus impactos de médio e longo prazo.
Antes de avaliar quando usar cada abordagem, é essencial entender o que diferencia parametrização de customização, na prática:
Parametrização
É a configuração de funcionalidades já previstas pelo sistema disponibilizadas pelo desenvolvedor para que o cliente utilize-as conforme sua necessidade.
Exemplos práticos:
- Definir quais campos aparecem em uma tela
- Configurar regras de cálculo de impostos por estado
- Criar campos adicionais em cadastros
- Definir layouts de relatórios
- Estabelecer fluxos de aprovação
- Configurar integrações via API
A parametrização acontece dentro das possibilidades do sistema, usando ferramentas e interfaces que o próprio software oferece.
Customização
É a alteração do código-fonte do sistema ou o desenvolvimento de módulos completamente novos. Significa mexer na estrutura para fazer algo que o sistema não foi originalmente projetado para fazer.
Exemplos práticos:
- Criar uma rotina de cálculo específica inexistente no sistema
- Desenvolver integração com equipamento/hardware específico
- Modificar o comportamento de um processo core
- Criar telas ou módulos totalmente novos
- Alterar a lógica de um fluxo fundamental
A customização acontece fora do escopo padrão, exigindo desenvolvimento de software propriamente dito.
O Custo Real da Customização
Quando você recebe uma proposta de customização, o valor ali é apenas o começo da história. O custo real se revela ao longo do tempo:
1. Manutenção Evolutiva
Cada atualização do sistema base precisa ser testada contra suas customizações. Às vezes, uma mudança no sistema padrão quebra seu código customizado, exigindo retrabalho. Uma atualização que levaria 2 horas em um sistema parametrizado pode levar dias em um sistema altamente customizado.
2. Complexidade Acumulada
Cada customização adiciona uma camada de complexidade. Com o tempo, o sistema pode se tornar uma colcha de retalhos difícil de entender, testar e evoluir. Bugs surgem em interações inesperadas entre customizações, e diagnosticá-los vira um trabalho de investigação complexo.
3. Limitação de Evolução
Quanto mais customizado o sistema, mais difícil é aproveitar novas funcionalidades que o fornecedor desenvolve. Em casos extremos, você fica “preso” em versões antigas porque migrar é muito arriscado. Você paga manutenção do sistema, mas não consegue usar todos os recursos novos que poderiam substituir algumas de suas customizações.
O Custo Oculto de NÃO Customizar
Mas seria parametrização sempre a resposta? Não necessariamente. Forçar um processo a se encaixar em limitações do sistema também tem seu preço:
1. Compensações Manuais
Quando o sistema não faz exatamente o que você precisa, sua equipe inventa jeitinhos: planilhas paralelas, retrabalho, conferências manuais. Você “economizou” na customização, mas está pagando em horas de trabalho manual todo mês. Faça as contas.
2. Perda de Eficiência Operacional
Se um processo crítico precisa de 15 cliques e validações manuais porque o sistema não foi adaptado, isso se acumula. Multiplicado por centenas de operações por dia, o impacto é significativo. Tempo de processamento de pedidos, fechamento contábil ou atendimento ao cliente aumenta. E tempo é dinheiro.
3. Riscos de Conformidade
Em alguns casos, processos regulatórios ou de compliance não podem ser “aproximados”. Ou o sistema faz corretamente, ou você está em risco. Multas, retrabalho, auditorias, ou exposição a riscos legais superam em muito o custo de uma customização bem feita.
4. Limitação Estratégica
Às vezes, uma funcionalidade específica é justamente o que diferencia sua operação da concorrência. Abrir mão dela por limitação de sistema pode significar perder vantagem competitiva. Difícil de medir diretamente, mas potencialmente o mais caro de todos.
Quando Customizar Vale a Pena?
Então, como decidir? Aqui está um framework prático para avaliar cada caso:
1. Frequência de Uso
Quantas vezes por dia/semana/mês essa funcionalidade será usada?
- Alta frequência (diária/múltiplas vezes): Customização pode se pagar rapidamente em ganho de eficiência
- Média frequência (semanal/mensal): Avalie o impacto operacional real
- Baixa frequência (esporádico): Provavelmente não justifica customização
2. Impacto Operacional
Qual o custo operacional de NÃO ter isso funcionando perfeitamente?
Considere: tempo gasto em nas soluções paliativas, riscos de erro, impacto na experiência do cliente, custos de retrabalho.
3. Possibilidade de Evolução do Sistema Base
Essa necessidade é específica nossa ou outros clientes também precisam disso?
Se for uma demanda comum, vale conversar com o fornecedor sobre incorporar ao sistema padrão. Você pode até custear o desenvolvimento, mas ele vira funcionalidade padrão e todo mundo ganha.
4. Viabilidade Técnica e Arquitetural
Essa customização está “com” ou “contra” a arquitetura do sistema?
Customizações que seguem a lógica e arquitetura do sistema são mais seguras e fáceis de manter. Aquelas que fogem do escopo do sistema tendem a dar mais problema.
5. Análise de ROI Real
Calcule:
- Custo inicial da customização
- Custo de manutenção anual estimado (geralmente 15-25% do custo inicial)
- Ganho operacional mensal (em horas ou R$)
- Tempo de payback
Se o payback é menor que 18-24 meses e a funcionalidade é estrutural, provavelmente vale a pena.
Parametrização Inteligente: Maximizando Flexibilidade
Antes de partir para customização, explore ao máximo a parametrização:
- Campos customizáveis: A maioria dos bons sistemas permite adicionar campos específicos
- Relatórios personalizados: Muitas necessidades de “tela nova” podem ser resolvidas com relatórios bem construídos
- APIs e integrações: Às vezes é mais eficiente integrar com uma ferramenta externa do que customizar o ERP
- Configurações avançadas: Conheça profundamente o sistema, recursos escondidos em configurações avançadas podem resolver seu problema
Customização é Ferramenta, Não Vilã
Customização não é boa nem ruim por si só é uma ferramenta. O problema está em usá-la sem entender completamente suas implicações.
Um sistema ERP que aceita zero customizações pode ser limitante demais para operações complexas. Um sistema que customiza tudo vira um pesadelo de manutenção. O equilíbrio está em:
- Maximizar parametrização: usar inteligentemente os recursos existentes
- Customizar com critério: apenas quando o ROI justifica e a manutenibilidade é viável
- Evoluir o sistema base: quando possível, transformar customizações específicas em funcionalidades padrão
- Manter transparência: decisões informadas são melhores decisões
Se você está avaliando um sistema ou considerando customizações, a conversa correta com o fornecedor não é “vocês customizam?” ou “quanto custa?”. É: “como vocês avaliam a viabilidade técnica? Qual o custo de manutenção? Como garantimos que não ficarei preso em versões antigas? Existe possibilidade de isso virar funcionalidade padrão?”
Fornecedores que respondem essas perguntas com clareza, que mostram os benefícios /dificuldades reais e que constroem uma relação de transparência estão mais preocupados com seu sucesso de longo prazo do que apenas com a venda imediata.
E isso, no final, faz toda a diferença.
